Huishoudelijk reglement TPV Lindenholt

Dit reglement is laatstelijk gewijzigd op 16 maart 2022.

Rechten en verplichtingen van de leden; Contributie

Artikel 1

De leden zijn verplicht zich te houden aan de geldende reglementen en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen. Het is verplicht om op de baan gepaste tenniskleding te dragen.

Artikel 2

De leden zijn verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het inschrijfgeld te voldoen per automatische incasso. De incassodatum zal ca. 2 weken liggen na de Algemene Ledenvergadering waarop de contributie is vastgesteld.

Artikel 3

Voor het heffen van de contributie is het ledenbestand in een aantal categorieën verdeeld:
1. Seniorleden van 23 jaar en ouder;
2. Seniorleden van 17 tot en met 22 jaar, hierna te noemen Jongvolwassenen;
3. Juniorleden van 12 tot en met 16 jaar
4. Juniorleden, die op 1 januari van het verenigingsjaar de 12 jarige leeftijd nog niet bereikt
hebben, hierna te noemen Tenniskids;
5. Niet spelende leden of donateurs;
6. Winterleden; dat zijn senior-leden waarvan het lidmaatschap loopt van 1 oktober van het ene
verenigingsjaar tot en met 31 maart van het volgende.
Alleen seniorleden (behalve winterleden) hebben de keuze de contributie in 1 of 2 termijnen te
betalen.
Contributie voor nieuwe leden, die zich aanmelden gedurende het verenigingsjaar, wordt op de
volgende manier geheven:
1. Seniorleden, behalve winterleden: Inschrijfgeld alsmede de contributie over de resterende
maanden overeenkomstig de lidcategorie waaronder zij vallen;
2. Juniorleden: Inschrijfgeld en de KNLTB-bijdrage.

Artikel 4

Het bestuur kondigt de verwachte contributiebedragen, inschrijfgelden en KNLTB-bijdrage voor het volgend verenigingsjaar aan via de bij de vereniging gebruikelijke communicatie. Dit gebeurt een redelijke termijn vóór de uiterste opzegdatum voor leden als beschreven in Artikel 6, lid 2 van de Statuten.

Artikel 5

De contributie die het bestuur ter instemming voorlegt in de Algemene Ledenvergadering is gelijk aan die van het voorgaande artikel, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om daar van af te wijken. Een zwaarwegende reden kan zijn gelegen in een sterke -onvoorziene- afwijking van het exploitatieresultaat. Een andere reden kan betrekking hebben op een aanzienlijke begrotingsingreep met betrekking tot het volgende verenigingsjaar. Uiteraard licht het bestuur betreffende redenen van afwijking omstandig toe in de Algemene Ledenvergadering.

Artikel 6

Het bestuur zal aan de leden, die na een redelijke termijn (ter beoordeling van het bestuur) niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen.
Indien een lid dan binnen de nieuw gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is dat lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen, totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen die uit het lidmaatschap voortvloeien.

Artikel 7

De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- en commissievergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn.

Algemene vergadering

Artikel 8

Conform Artikel 13 lid 1 van de Statuten wordt de Algemene Ledenvergadering tenminste 14 dagen tevoren bijeengeroepen. Tevens worden dan alle documenten beschikbaar gesteld, die op de Algemene Ledenvergadering zullen worden besproken. Althans voor zover beschikbaar, maar tenminste de notulen van de vorige vergadering, het financieel verslag en de begroting, alsmede de van bestuurszijde voorgestelde bestuurskandidaten.

Artikel 9

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdienste.
Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden.
Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering. De secretaris draagt zorg voor onmiddellijke communicatie hiervan naar de leden.

Artikel 10

De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, elk voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór de vergadering door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

Artikel 11

Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij elk punt wordt tevens behandeld elk mondeling door een lid tijdens de vergadering gedaan voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere
leden.

Artikel 12

Overeenkomstig het gestelde in de Statuten worden van de Algemene vergadering notulen gemaakt, die ter goedkeuring worden voorgelegd aan de leden in de volgende Algemene Ledenvergadering. Echter zal er uiterlijk een maand na de vergadering een concept versie van de notulen, ofwel een besluitenlijst worden gepubliceerd ter inzage van de leden.

Commissies

Artikel 13

De Algemene Ledenvergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, die zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie.
Deze commissie(s) en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het orgaan dat hen heeft benoemd.
Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van elke commissie worden geregeld of gewijzigd.
De commissies – met uitzondering van de (kas)commissie als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten – kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

Artikel 14

De (kas)commissie, als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten, bestaande uit drie leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.
Leden van de (kas)commissie kunnen na hun rapportage in de algemene vergadering terstond herkozen worden.

Besluitvorming algemene vergadering

Artikel 15

Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen van de stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan.
Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.

Artikel 16

Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing.
Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem.
Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.

Artikel 17

In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd.
Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld.
Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden.
Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald.
Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

Bestuur

Artikel 18

De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij elk agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke (per gewone post of digitaal) uitnodiging aan ieder bestuurslid, tenminste een week vóór de datum van de vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
De bestuursvergadering vindt tenminste 10 maal per jaar plaats.

Artikel 19

Overeenkomstig artikel 9, pt 10 worden notulen gemaakt van de bestuursvergadering. Ten behoeve van de leden wordt een beknopt verslag (‘Uit de bestuursvergadering’) gemaakt voor publicatie op de verenigingssite

Artikel 20

De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend. Elk jaar treden twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9, lid 10 van de Statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.

Artikel 21

In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vicevoorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vicevoorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden.
Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur.
In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

Artikel 22

In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt tevens de onderlinge taakverdeling bepaald.

Artikel 23

Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

Artikel 24

Het bedrag als bedoeld in artikel 10, lid 3 onder sub c van de Statuten, wordt gesteld op € 5.000.

Artikel 25

Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
a. namen en adressen van de in artikel 4 van de Statuten bedoelde personen;
b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
c. de bezittingen en schulden van de vereniging.
Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar
pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder !lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens.
De in dit artikel bedoelde administratie wordt minimaal zeven jaar bewaard.

Inschrijfformulier

Artikel 26

Op het inschrijfformulier, als bedoeld in artikel 5, lid 1 van de Statuten, dient te worden vermeld: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en –datum, rekeningnummer, en alle overige gegevens als gevraagd op het formulier.
De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten.
De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de ledenadministrateur op te geven.
De vereniging kan de persoonsgegevens van de leden binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en is verplicht de persoonsgegevens te verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.

Artikel 27

Als onlosmakelijk van dit huishoudelijk reglement geldt het inschrijfformulier. Van dit formulier verschijnt jaarlijks een nieuwe versie volgend op de aankondiging van het bestuur m.b.t. de nieuwe bedragen voor het volgende verenigingsjaar, respectievelijk na de algemene ledenvergadering als tot andere bedragen wordt besloten.

Artikel 28

De ledenadministrateur is eraan gehouden, dat het bestuur zijn verantwoordelijkheid conform artikel 5.2 van de statuten- bij het toelaten van nieuwe leden onverkort kan uitoefenen.

Slotbepalingen

Artikel 29

Dit huishoudelijk reglement kan worden gewijzigd met inachtneming van artikel 19 van de statuten, dat stelt dat de algemene vergadering met gewone meerderheid wijzigingen kan vaststellen.

Artikel 30

Alle leden kunnen kennis nemen van de Statuten en dit reglement via de website van de vereniging.

Artikel 31

Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 26.02.2019